Como delegar tarefas no negócio sem refazer tudo depois

Para delegar tarefas no negócio, escolha primeiro uma tarefa que se repete e tem resultado fácil de conferir. Combine por escrito o que deve ficar pronto, até quando, o que a pessoa decide sozinha e quando ela avisa você. Depois deixe quem recebe a tarefa fazer, sem aprovar cada passo, e dê um comentário no final.

Você sabe que precisa passar tarefas para outra pessoa. Já tentou: a tarefa voltou do jeito errado, você refez à noite e concluiu que era mais rápido fazer tudo você mesmo. Se isso soa familiar, a dificuldade de delegar tarefas no negócio tem caminho, e ele começa pela escolha da tarefa. Escolher a pessoa vem depois.

Por que é tão difícil delegar quando você sempre fez tudo sozinho?

Na minha experiência, é comum o dono que começou sozinho aprender que, se não fizer, ninguém faz. Muitas vezes ele carrega esse hábito para a empresa que já cresceu.

Eu conheço bem esse caminho. Comecei como social media fazendo sozinha o design, a estratégia, o atendimento e a criação, com Photoshop num computador lento. Por muito tempo, só pude contar comigo mesma, e passar o trabalho para outra pessoa era difícil para mim.

Uma tese de doutorado da UFSC sobre a dificuldade do empreendedor em delegar aponta que delegar pode vir acompanhado de sentimentos de perda, com dor e sofrimento para o empreendedor.

A autora propõe que o empreendedor veja a delegação como uma forma de compartilhar poderes e responsabilidades (Renata Rothenbühler, “A dor/sofrimento e sua interferência no ato de delegar do empreendedor”, tese de doutorado, UFSC, 2006).

Na minha leitura, quando você entrega uma tarefa, continua dono do resultado. Quem executa passa a ser outra pessoa.

O que delegar primeiro?

Delegue primeiro a tarefa que se repete com frequência, que tem um resultado fácil de conferir e que um erro não quebra o negócio. É por aí que a confiança nasce, e em geral é mais seguro não começar pelo que é mais crítico.

Para escolher, faça uma lista das tarefas da sua última semana e passe cada uma por quatro perguntas:

1. Essa tarefa se repete com frequência (toda semana ou todo mês)?
2. Dá para explicar o que é “pronto” em uma frase?
3. Se sair errado, o dano é pequeno e dá para consertar?
4. Outra pessoa consegue fazer isso, mesmo que um pouco diferente de mim?

Tarefa com quatro “sim” pode ser a primeira. Exemplo hipotético: o dono de uma loja de roupas que publica os produtos novos no Instagram, responde às mesmas dúvidas sobre tamanho e organiza os pedidos do dia. Publicar os produtos e responder às dúvidas passam nas quatro perguntas e podem ir primeiro. Organizar os pedidos mexe com dados do cliente e um erro custa mais, então fica para depois.

Outro exemplo hipotético, agora de serviço: numa clínica, quem atende os pacientes na entrada pode passar a confirmar as consultas do dia seguinte. A tarefa se repete todo dia e tem resultado claro (consulta confirmada ou desmarcada).

Como delegar uma tarefa sem perder o controle nem refazer depois?

Para a tarefa não voltar errada, combine quatro linhas antes de entregar: o que fica pronto, até quando, o que quem executa decide sozinho e quando deve avisar você. Chamo isso de combinado de 4 linhas, e ele cabe numa mensagem.

1. Pronto é quando… O resultado esperado, em uma frase que qualquer pessoa entenda. Exemplo: “Pronto é quando os cinco produtos novos estão no perfil, com foto e preço, até sexta”.
2. Prazo. Dia e, se importar, horário.
3. A pessoa decide sozinha, sem me perguntar: o que está nas mãos da pessoa (a ordem dos posts, a legenda, o horário).
4. Me avise quando… O que precisa voltar para você (um cliente com reclamação, um gasto novo, um prazo que não vai caber).

Na minha leitura, a linha 3 costuma ficar de fora, e sem ela a pessoa tende a pedir aprovação para tudo.

Controle, aqui, vem de saber o que é “pronto” e quando a pessoa deve avisar você.

O que é falsa delegação?

Falsa delegação é passar a tarefa e exigir aprovação ou supervisão o tempo todo, sem dar autonomia real. Uma matéria do Contábeis, com base em reportagem da Exame, lista três erros comuns ao delegar: contratar mal, falta de clareza e falsa delegação.

Entre os especialistas ouvidos, Guy Cliquet, do Insper, descreve a falsa delegação como verificar e direcionar o tempo todo (Contábeis, com base em reportagem da Exame, 2014).

Você reconhece a falsa delegação pelo sintoma: a pessoa manda tudo para você antes de publicar, de responder ou de pagar, e o seu dia continua cheio. Nesse caso, volte à linha 3 do combinado e escreva de verdade o que ela pode decidir. Se você não consegue escrever nenhuma decisão, a tarefa ainda não está pronta para ser delegada, e tudo bem. Escolha outra.

E se a pessoa errar?

A pessoa pode errar, principalmente nas primeiras vezes, e o erro faz parte do processo. O que importa é o que acontece depois. Faça três coisas:

• Corrija o combinado antes de corrigir a pessoa. Na minha leitura, muitos erros vêm de uma linha que não estava combinada.
• Dê um comentário específico. “Ficou bom” ensina pouco. “A legenda ficou boa, mas o preço estava sem a promoção” ensina.
• Deixe a pessoa corrigir. Se você refaz toda vez, ela pode concluir que o trabalho dela não conta.

Se o mesmo erro se repete depois de um combinado claro e de um comentário específico, aí você tem informação sobre a pessoa ou sobre a tarefa. Antes disso, é cedo para concluir.

Como delegar o marketing do negócio?

Para delegar o marketing, use o mesmo combinado de 4 linhas e separe o que a pessoa controla do que ela não controla. Quem cuida do conteúdo responde pelo conteúdo, quem cuida dos anúncios responde pelos anúncios, e a venda depende de várias coisas.

No artigo Como cobrar resultado da agência de marketing, explico quem controla o quê e que perguntas levar à reunião mensal. Se o anúncio traz cliques e não vende, veja o que olhar primeiro na página.

Perguntas frequentes sobre delegar tarefas

Como delegar para um familiar sem causar atrito?
Use o mesmo combinado de 4 linhas, com dia e horário escritos. O que está escrito evita discussão sobre o que foi dito, e o familiar sabe o que pode decidir sozinho.

E se a pessoa entregar e eu ainda achar que ficou diferente do meu jeito?
Volte à linha 1 do combinado e veja o que era “pronto”. Se o resultado cumpre o que foi combinado, a diferença é de estilo, e vale aceitar. Se faltou algo, ajuste o combinado da próxima vez.

Preciso de ferramenta ou sistema para delegar?
Não. Uma mensagem com as quatro linhas já basta para começar. Depois que o hábito pegar, uma planilha ou um app de tarefas pode ajudar, mas a ferramenta não substitui o combinado.

Posso delegar se tenho um negócio pequeno e poucas pessoas?
Sim, um negócio pequeno também pode delegar. Delegar vale para um freelancer, um estagiário, um familiar com horário combinado ou um fornecedor. O combinado de 4 linhas serve para todos.

Delegar é o mesmo que terceirizar?
Nem sempre. Delegar é passar a execução de uma tarefa para alguém, dentro ou fora do negócio, e continuar dono do resultado. Terceirizar é entregar uma atividade inteira a uma empresa ou profissional externo.

O que fazer agora?

1. Liste as tarefas da sua última semana.
2. Passe cada uma pelas quatro perguntas e escolha uma.
3. Escreva o combinado de 4 linhas dessa tarefa e entregue.

Se a última tarefa que você delegou voltou errada, envie uma mensagem no Instagram (@joyceleaoo) e conte como ela foi combinada.

Sobre a autora. Joyce Leão trabalha com marketing desde 2012, é formada em Administração de Empresas e tutora de marketing na Politi Academy, escola de negócios para donos de restaurantes. É fundadora da Lion Marketing, agência de marketing digital (veja os serviços da Lion Marketing), e da Lion Educa, que ensina marketing a donos de negócios de alimentação. Já deu treinamentos para L’Oréal, O Boticário, Grendene, Werner e Sebrae-SP e mora em Portugal desde 2023. Mais sobre a trajetória dela em Sobre a Joyce Leão.

Foto: Magnific.